एक आधिकारिक दस्तावेज क्या है? अवधारणा और प्रकार
दस्तावेज़ बहुत पहले मौजूद हैं। वे लेखन के साथ दिखाई दिए। दस्तावेजों के मुख्य कार्य फिक्सेशन और सूचना के बाद के स्थानांतरण, सूचना की रिकॉर्डिंग और उनके प्रतिधारण हैं। इन कार्यों को लागू करते समय, आधिकारिक दस्तावेजों सहित विभिन्न, का उपयोग किया जाता है। सामाजिक जीवन के क्षेत्रों में उनका उपयोग बहुत ही विविध है।
वर्गीकरण
जैसा ऊपर बताया गया था, जीवन के विभिन्न क्षेत्रों का उपयोग किया जाता है, जिनमें शामिल हैं आधिकारिक दस्तावेज क्या अभी भी डेटा वाहक हैं? कागजात व्यक्तिगत हो सकते हैं। ऐसे दस्तावेज आधिकारिक गतिविधियों के बाहर या सार्वजनिक कर्तव्यों का पालन कर बनाए जाते हैं। उनमें पत्राचार, डायरी, संस्मरण शामिल हैं।
आधिकारिक दस्तावेज
आरएफ - एक विशेष राज्य संरचना वाला देश। अपने क्षेत्र में कानून, बिजली की शाखाएं, राज्य निकाय हैं। बाद की गतिविधियों के आधार के रूप में आधिकारिक नियम। ये कार्य संस्थानों के कामकाज, उनकी योग्यता, कर्तव्यों, अधिकारों, अधिकारियों की ज़िम्मेदारी की सीमा स्थापित करते हैं। उनकी रचना श्रमिक और समय लेने वाली है काम करते हैं। आधिकारिक दस्तावेज कानून, मानकों, नियम, आदेश, आदेश और इतने पर। उनमें से ज्यादातर प्रबंधकीय हैं।
कागजात के प्रकार
रिकॉर्डिंग जानकारी की विधि के आधार पर, निम्नलिखित प्रतिष्ठित हैं:
- एक पाठ दस्तावेज़। यह एक ऐसा कार्य है जिसमें मौखिक जानकारी है। यह किसी भी ध्वनि रिकॉर्डिंग सिस्टम या किसी भी प्रकार के पत्र द्वारा दर्ज किया जाता है।
- इलेक्ट्रोनिक आधिकारिक दस्तावेज यह है एक कंप्यूटर का उपयोग करके बनाया और पढ़ा गया एक अधिनियम।
- टाइप किया हुआ आधिकारिक दस्तावेज यह है एक अधिनियम, जिसका निर्माण तकनीकी साधनों का उपयोग करके किया जाता है।
- हस्तलिखित आधिकारिक दस्तावेज यह है कागज जिसमें संकेत हाथ से लागू होते हैं।
कृत्यों की ये श्रेणियां उद्यमों, अधिकारियों की गतिविधियों में उपयोग की जाती हैं। कार्यालय सेवाओं की प्रक्रिया और स्टोर दस्तावेज।
प्रबंधन पत्र
किसी उद्यम या प्राधिकरण के प्रशासनिक तंत्र की ओर रुख के आधार पर, निम्नलिखित दस्तावेज प्रतिष्ठित हैं:
- इनबॉक्स।
- आंतरिक।
- निवर्तमान।
अधिनियम प्रतिबंध प्रतिबंध के स्तर में भी भिन्न होते हैं। इस सुविधा के अनुसार, दस्तावेज हैं:
- गुप्त। वे एक विशेष डाक टिकट के साथ चिह्नित हैं। ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए आपको एक विशेष परमिट की आवश्यकता है।
- सरल।
- सेवा का उपयोग इन कृत्यों को संबंधित स्टाम्प के साथ भी चिह्नित किया जाता है। उनका उपयोग प्राधिकरण या उद्यम के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है।
प्रामाणिकता की डिग्री
इस आधार पर, दस्तावेजों को विभाजित किया गया है:
- स्क्रिप्ट।
- डुप्लिकेट।
- प्रतियां।
मूल अधिनियम पहला या केवल हैकानूनी बल रखने की प्रतिलिपि बनाएँ। मूल आधिकारिक के आधिकारिक हस्ताक्षर, अनुमोदन के टिकट, टिकट छाप और प्रमाण पत्र सूचकांक द्वारा प्रमाणित किया जाता है। मूल में, जानकारी जरूरी रूप से इसकी विश्वसनीयता की पुष्टि करता है। उदाहरण के लिए, यह जगह, निर्माण के समय के बारे में जानकारी हो सकती है। डुप्लिकेट - मूल की दूसरी प्रति। इस दस्तावेज़ में कानूनी बल भी है। यह मूल के नुकसान के मामले में जारी किया जाता है। एक प्रति एक ऐसा कार्य है जिसमें मूल जानकारी पूरी तरह से पुन: उत्पन्न होती है, इसके बाहरी संकेत। हालांकि, इसकी कानूनी शक्ति नहीं है। एक प्रति में विशेष आवश्यकताएं हो सकती हैं जो मूल रूप से इसके पत्राचार को प्रमाणित करती हैं। इस मामले में, यह कानूनी बल प्राप्त करता है।
भंडारण और संचरण विधि
प्रत्येक आधिकारिक दस्तावेज के लिएसंग्रह में अपना समय स्थापित करता है। अधिनियम स्थायी, अस्थायी (10 साल तक) या दीर्घकालिक (10 साल से अधिक) भंडारण हो सकते हैं। यह शब्द संघीय अभिलेखागार द्वारा निर्धारित किया गया है और दस्तावेजों की सूची में तय किया गया है। संचरण की विधि के आधार पर, वे अंतर करते हैं:
- पत्र।
- टेलीफोन संदेशों।
- टेलीग्राम।
- Faksogrammy।
- Telexes।
- इलेक्ट्रॉनिक संचार
सामग्री
प्रत्येक आधिकारिक दस्तावेज़ का उपयोग कुछ उद्देश्यों के लिए किया जाता है। सामग्री के आधार पर प्रबंधन कार्य हो सकता है:
- संगठनात्मक और प्रबंधकीय। इनमें विशेष रूप से, कानून, विनियम, आदेश, निर्णय, निर्देश, विनियम, स्टाफिंग आदि शामिल हैं।
- पृष्ठभूमि जानकारी। इस श्रेणी में टेलीग्राम, पत्र, व्याख्यात्मक, कार्यालय, मेमो, रिपोर्ट, प्रमाण पत्र, और इतने पर शामिल हैं।
- कर्मचारियों पर पत्र। इनमें निजी फाइलें, ऑर्डर, वर्कबुक, एप्लिकेशन, कॉन्ट्रैक्ट्स, सारांश, प्रश्नावली, विशेषताओं और अन्य शामिल हैं।
संरचना
आधिकारिक बनाने वाले दो घटक हैंदस्तावेज़। यह एक सूचना और कानूनी तत्व है। 70 के दशक में। अभिलेखागार में एक नई अवधारणा पेश की गई थी। यह शब्द "वृत्तचित्र जानकारी" बन गया। इसे सार्वजनिक जानकारी के रूप में समझा जाना चाहिए या मानव सोच रूपों और विभिन्न डेटा के प्रकारों पर संसाधित किया जाना चाहिए और प्रसंस्करण और भंडारण के लिए सामग्री वाहक पर दर्ज किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ की मौजूदा परिभाषाओं का विश्लेषण करते हुए, इसकी व्याख्या के कई दृष्टिकोण अलग किए गए हैं। वह है:
- सामग्री वस्तु।
- जानकारी का एक वाहक।
- दस्तावेजी सूचना।
नियुक्ति
दस्तावेज़ की व्यावहारिक परिभाषाएंइसके सूचनात्मक सार पर जोर दें। अधिनियम, सूचना प्रदर्शित करने, इस प्रकार उनके संरक्षण और संचय सुनिश्चित करता है। इस के साथ दस्तावेज़ अन्य लोगों को जानकारी के आगे हस्तांतरण की संभावना मानता है, इसका दोहराया उपयोग। डेटा वाहक के रूप में कार्य करना, यह किसी भी कंपनी, संगठन या उद्यम के आंतरिक संगठन का एक अभिन्न हिस्सा है। प्रशासनिक निर्णय लेने में सूचना का उपयोग किया जाता है, जिसका उपयोग उनके निष्पादन के सबूत और सूचना के सामान्यीकरण के स्रोत के रूप में किया जाता है। इसके अतिरिक्त, दस्तावेज़ संदर्भ और खोज गतिविधियों के लिए सामग्री के रूप में कार्य करता है। प्रबंधन के ढांचे के भीतर, यह श्रम और उसके नतीजे का एक उद्देश्य है, क्योंकि इस अधिनियम में निर्णय दर्ज और तय किया गया है।
आवश्यक वस्तुएँ
वे अनिवार्य तत्व हैं जो प्रत्येक दस्तावेज़ पर मौजूद हैं। विशेष रूप से, उनमें शामिल हैं:
- नाम
- पाठ।
- तारीख
- संकल्प।
- अनुमोदन / अनुमोदन के ग्रिफो।
- Addressee और इतने पर।
विभिन्न कृत्यों में एक अलग राशि हैविवरण। उनकी संख्या दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्य से निर्धारित की जाती है, सामग्री, उद्देश्य और अन्य कारकों पर लगाई गई आवश्यकताओं। कई दस्तावेजों में जरूरी चीजों की संख्या सख्ती से सीमित है। यदि अधिनियम में किसी भी अनिवार्य तत्वों की कमी या गलत तरीके से संकेत मिलता है, तो इसे अमान्य माना जा सकता है।
