दस्तावेजों का वर्गीकरण: बुनियादी मानदंड
की एक बड़ी संख्या आसानी से समझने के लिएदस्तावेजों, उनके संकलन और डिजाइन, विभिन्न वर्गीकरण, साथ ही उनके साथ काम करने के उपयुक्त रूपों और विधियों के लिए विशेष नियम विकसित किए।
सभी दस्तावेजों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार विभाजित किया जा सकता है:
1। स्थान और समय में अपने संचालन के हालात। खाते में प्रकाशन की नियमितता ले लो (आवधिक और गैर आवधिक), घटना (मूल, मूल, प्रतिलिपि, डुप्लिकेट), (क्षेत्रीय, राष्ट्रीय या विदेशी) निर्माण की जगह के समय;
सूचना और सूचना के सामान्यीकरण के स्तर पर ध्यान देना (प्राथमिक और द्वितीयक प्रलेखन);
दस्तावेजों का वर्गीकरण आकार (प्रारूप) और पृष्ठों की संख्या (वॉल्यूम) के बारे में दर्ज की गई जानकारी की आयाम को शामिल करता है;
अलगाव कैसे जानकारी माना जाता है (दस्तावेज़ एक व्यक्ति द्वारा पढ़ा जा सकता है या विशेष तकनीकी उपकरण की आवश्यकता होती है);
दस्तावेजों के इस वर्गीकरण में प्रतिष्ठित साधनों के चरित्र भी शामिल हैं जिसके द्वारा सूचना दर्ज की गई है (पाठ और गैर-शाब्दिक रूप);
डेटा रिकॉर्डिंग की पद्धति द्वारा हस्तलिखित, मुद्रित, मैकेनिकल, चुंबकीय, फोटोग्राफिक, ऑप्टिकल, लेजर, साथ ही साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को अलग करना।
3. सामग्री घटक, जिसमें कुछ मानदंड शामिल हैं (उदाहरण के लिए, सूचना वाहक सामग्री, साथ ही इसका आकार और डिजाइन)।
यह तारीख के लिए उल्लेख किया जाना चाहिएलेखांकन दस्तावेजों का एक समान वर्गीकरण भी है, जो संकलन, उद्देश्य, साथ ही उपयोग के तरीके की उनकी सामग्री, स्थान और व्यवस्था को ध्यान में रखता है।
लेखांकन दस्तावेजों के इस वर्गीकरण में निम्नलिखित उपखंड शामिल हैं:
उद्देश्य के आधार पर - प्रशासनिक और कार्यकारी, लेखा औपचारिकताओं या संयुक्त;
संकलन के क्रम में - प्राथमिक और सारांश;
आंतरिक और बाहरी दस्तावेज;
उपयोग के रास्ते से - डिस्पोजेबल और संचयणीय;
सामग्री के आधार पर - मौद्रिक, निपटान और सामग्री।
मुझे कहना होगा कि इस वर्गीकरण में शामिल हैंकई मानदंड और बेहद व्यापक हैं, इसलिए प्रत्येक दस्तावेज़ एक साथ विभिन्न समूहों से संबंधित है, लेकिन इसे कुछ विशेषताओं द्वारा चिह्नित किया जा सकता है और केवल प्रासंगिक क्षेत्र में उपयोग किया जा सकता है।
