कार्यालय के काम में वर्गीकरण और दस्तावेजों के प्रकार

भौतिक और गतिविधि की विभिन्न क्षेत्रों मेंकानूनी संस्थाओं का उपयोग दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है। उनके संकलन, भंडारण, परिसंचरण और अनुप्रयोग के नियम नियम रखने वाले नामक अनुशासन का हिस्सा हैं। प्रत्येक संगठन में ऐसे कर्मचारी होना चाहिए, अन्यथा कोई समन्वित कार्य नहीं होगा। इस गतिविधि के सिद्धांतों को समझने के लिए, यह पता लगाना आवश्यक है कि कार्यालय के काम में किस प्रकार के दस्तावेज मौजूद हैं, साथ ही साथ उनके उचित संकलन, भंडारण, उपयोग के बारे में भी जानकारी है।

सामान्य जानकारी

दस्तावेज़ों को उचित पंजीकरण की आवश्यकता है,संकलन, भंडारण और प्रसंस्करण। निर्णय की समयबद्धता पेपर, साथ ही साक्षरता पर दी गई जानकारी पर निर्भर करती है। प्रत्येक देश में दस्तावेज के अपने सिद्धांत हैं। उदाहरण के लिए, बेलारूस गणराज्य का कागजी कार्य: नियामक दस्तावेज, उनके प्रकार बेलारूस के कानून द्वारा नियंत्रित होते हैं। रूस में, अपने आदेश, इसलिए व्यापार पत्रों के पंजीकरण के सिद्धांत भिन्न हो सकते हैं।

दस्तावेज़ीकरण किसी के काम का हिस्सा हैकंपनी, क्योंकि यह अपनी गतिविधियों को निर्धारित करता है। इसलिए, कानून प्रबंधन कानूनों के माध्यम से राज्य द्वारा नियंत्रित किया जाता है। चेक के दौरान, सबसे पहले व्यापार पत्रों पर ध्यान देना।

कार्यालय के काम के मुख्य क्षेत्र

गतिविधि के इस क्षेत्र का तात्पर्य है:

• कागजात के सही और गुणात्मक ड्राइंग;
• दस्तावेज़ीकरण के साथ काम का संगठन।

निम्नलिखित क्षेत्रों में कार्यालय का काम विशेष रूप से महत्वपूर्ण है:

• मानकीकरण;
• विधायी विनियमन;
• कानूनी कृत्यों का निर्माण

काम के सिद्धांत

कार्यालय के काम के क्षेत्र में काम के लिए कुछ ज्ञान और कौशल की उपस्थिति की आवश्यकता होती है। इस वजह से, उद्यमों में विभाजन होते हैं, जिनमें से प्रत्येक विशिष्ट गतिविधियों के लिए जिम्मेदार होता है।

छोटी कंपनियों में, यह काम किया जाता हैउद्यम, दस्तावेज के दस्तावेज के लिए जिम्मेदार सचिव। अनिवार्य रिकॉर्ड प्रबंधन के सभी प्रकार के दस्तावेज बहुत महत्वपूर्ण हैं, और हर कोई इसे किसी भी समय उपयोग कर सकता है। आमतौर पर वे सुरक्षित अलमारियाँ में संग्रहित होते हैं। जिम्मेदार व्यक्तियों के लिए दस्तावेज़ीकरण को अनुचित रखने के लिए, जुर्माना लगाया जाता है।

कानून क्या कहता है?

कानून दस्तावेज की आवश्यकता बताता हैजानकारी और मुख्य परिभाषाएं शामिल हैं। यह मानक कार्य सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग से उत्पन्न होने वाले संबंधों को परिभाषित करता है। दस्तावेजों की आवश्यकता अन्य कानूनों में कहा जाता है।

नागरिक संहिता में काम के लिए कानूनी आधार शामिल हैकानूनी व्यक्तियों और कार्यालय के काम का आदेश। कर समिति कार्यालय के काम में दस्तावेजों के महत्वपूर्ण कर प्रकार सूचीबद्ध करती है। उनके आधार पर, संस्थानों और व्यक्तियों की वाणिज्यिक गतिविधियों को रिकॉर्ड किया जाता है, और शुल्क लगाए जाते हैं।

कानून में नमूना दस्तावेज भी शामिल हैं। सिविल संहिता में घटक समझौतों, चार्टर्स, वकील की शक्तियों को तैयार करने की आवश्यकताएं हैं। सामान्य कार्यों में इंटरनेट के माध्यम से मेल, फ़ैक्स द्वारा विभिन्न विधियों द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ों के रूप शामिल होते हैं।

रूस में दस्तावेज़ीकरण

आम तौर पर स्वीकार किए जाते हैं दस्तावेजों और कार्यालय के काम में उनके वर्गीकरण। व्यवसाय पत्र इस प्रकार हैं:

• संगठनात्मक और प्रशासनिक: प्रोटोकॉल, निर्णय, कानून;
• संदर्भ और सूचना: कार्य, प्रमाण पत्र, टेलीग्राम;
• व्यक्तिगत: श्रम किताबें, अनुप्रयोग, अनुबंध।

कार्यालय के काम में दस्तावेजों के प्रकार वर्गीकृत और रूपों द्वारा वर्गीकृत किए जाते हैं। मुख्य निम्नलिखित हैं:

• स्क्रीन प्रिंटिंग;
• व्यक्ति;
• ठेठ।

सभी प्रकार के अनिवार्य रिकॉर्ड प्रबंधन आवश्यक हैंपूरे उद्यम के सामंजस्यपूर्ण काम के लिए। यह महत्वपूर्ण है कि वे सही ढंग से और सही ढंग से भरे हुए हों। आधुनिक प्रौद्योगिकियों के विकास के संबंध में, आज इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन दिखाई दिया है। इसमें दस्तावेजों के प्रकार समान हैं, केवल काम विभिन्न कार्यक्रमों के माध्यम से किया जाता है। आम तौर पर, इसके लिए कंप्यूटर सिस्टम का उपयोग कई कार्यों को करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को एक समग्र कहा जाता हैकार्यालय के काम का हिस्सा, जिसमें दस्तावेज़ संरचना का निर्माण, संचरण और भंडारण नेटवर्क संरचना द्वारा समर्थित है। यह काम आपको उत्पादन के सभी क्षेत्रों का प्रबंधन करने की अनुमति देता है।

अन्य वर्गीकरण

कार्यालय के काम में दस्तावेजों के प्रकार के द्वारासरल और जटिल हैं। मूल रूप से, वे व्यक्तिगत और आधिकारिक में विभाजित होते हैं। अगर हम स्वीकृति की जगह को ध्यान में रखते हैं, तो दस्तावेज बाहरी और आंतरिक हैं।

दस्तावेज वर्गीकृत और समय के साथ हैभंडारण: स्थायी कागजात, जो 10 से अधिक वर्षों से संग्रहित होते हैं। प्रचार के अनुसार वे अवर्गीकृत और गुप्त हैं। दस्तावेज निर्धारण के विकल्प के अनुसार भिन्न हो सकते हैं: ध्वनि, ग्राफिक, मुद्रित और हस्तलिखित, फोटो और फिल्म सामग्री।

तत्काल में प्रतिभूतियों का एक विभाजन है औरगैर जरूरी। यदि आप उन्हें चरणों में वितरित करते हैं, तो निष्कर्ष, ड्राफ्ट, मूल, प्रतियां हैं। एक अलग शाखा सरकारी दस्तावेज है जो जीवन के विशिष्ट क्षेत्रों को नियंत्रित करने के लिए डिज़ाइन की गई है। प्राधिकृत निकाय निर्देश, निर्देश, आदेश के विकास में लगे हुए हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण

इसमें मूल शामिल कागजात शामिल हैंएक व्यक्ति के विकास, अनुसंधान, अवलोकन और अन्य कार्यों में प्राप्त जानकारी। वे आर्थिक मुद्दों के साथ लेखांकन व्यवसाय में बनाए जाते हैं। ये पत्र तथ्यों की पुष्टि करते हैं। इनमें कार्य, प्रमाण पत्र, चालान शामिल हैं। आम तौर पर एकीकृत रूपों को भरने के लिए उपयोग किया जाता है।

यहां तक ​​कि यदि दस्तावेज का कोई आम तौर पर स्वीकार नहीं किया गया है, तो कंपनी में एक नमूना बनाया गया है। इसमें निम्नलिखित आवश्यकताएं होनी चाहिए:

• नाम;
• पंजीकरण की तारीख;
• कंपनी का नाम;
• ऑपरेशन का विवरण;
• मापने के उपकरण;
• जिम्मेदार व्यक्तियों की सूची;
• हस्ताक्षर।

किसी भी प्रकार के दस्तावेज, रिकॉर्ड प्रबंधन में जानकारी उद्यम के काम को पूरा करने के लिए पर्याप्त होनी चाहिए। किसी भी उल्लंघन के कारण, गतिविधियों का समन्वय जटिल है।

कंपनियों के कार्यालय का काम

वरिष्ठ अधिकारियों के आदेश के आधार पर,विभिन्न प्रावधान यह कार्यालय के काम का आधार है। उद्यम में दस्तावेजों के मुख्य प्रकार व्यक्तिगत और मानक कृत्यों के रूप में प्रस्तुत किए जाते हैं। पहला इकाइयों, कार्यशालाओं, विभागों के काम को नियंत्रित करता है, जो संगठनात्मक गतिविधियों का संचालन करते हैं।

विशिष्ट दस्तावेज सभी विभागों पर लागू होते हैंकंपनी। परियोजना ठेकेदार द्वारा लागू की जाती है, जिसके बाद कानूनी विभाग द्वारा कार्य की जांच की जाती है। यदि कमियां हैं, तो वे एक अलग दस्तावेज़ में निर्धारित हैं। कंपनी का मुख्य कार्य सिर का आदेश है। इसके आधार पर, संस्थान के काम के नियम बनाए जाते हैं, निर्णय लेते हैं, और गतिविधियां की जाती हैं।

नोट्स के प्रकार

एक ज्ञापन एक महत्वपूर्ण पेपर है जो तथ्य, प्रस्ताव या निष्कर्ष का वर्णन करता है। यह सिर को भेजा जाता है, जो दस्तावेज़ पर और निर्देश देता है।

एक सेवा नोट एक प्रकार का पत्र या आंतरिक हैकंपनी के साथ पत्राचार। यह इकाइयों को दिया जाता है, लेकिन प्रबंधन के लिए नहीं। पेपर अधिकारियों को भेजा जाता है। इस तरह के दस्तावेज की सूचना दी गई है और सूचनात्मक गुण हैं।

व्याख्यात्मक ज्ञापन हैदस्तावेज, जो कुछ प्रावधानों को निर्धारित करता है, साथ ही किसी भी उल्लंघन के कारणों, काम के प्रदर्शन के कारण भी। इस तरह के कागजात किसी भी उद्यम की समन्वित गतिविधि के लिए आवश्यक हैं।

अनुदेश

2 प्रकार के दस्तावेज हैं। पहले इकाइयों, अधिकारियों द्वारा किए गए एक विशेष कार्य के प्रदर्शन के आदेश का निर्धारण करें। निर्देशों में कर्मचारियों के अधिकारों, कर्तव्यों, जिम्मेदारियों पर जानकारी शामिल है।

इस दस्तावेज़ीकरण के लिए धन्यवाद, आदेश स्पष्ट हैकिसी भी काम का प्रदर्शन। इस शब्द पर निर्देश स्थायी हैं या निश्चित अवधि के लिए हैं। यदि वैधता अवधि स्थापित नहीं है, तो समीक्षा हर 3-5 साल में की जाती है।

दस्तावेज़ गठन के चरण

प्रत्येक दस्तावेज़ गुजरता है:

• पंजीकरण;
• संस्करण;
• निष्पादन।

यदि सभी चरणों को पूरा कर लिया गया है, तो दस्तावेज़ को उस फ़ोल्डर में रखा गया है जिसमें 250 से अधिक चादरें नहीं होनी चाहिए। यदि उनमें से अधिक हैं, तो 2 खंड शुरू हो गए हैं।

कागजात के भंडारण की विशेषताएं

वे निम्नलिखित नियमों के अनुसार दस्तावेजों को संग्रहित करते हैं:

• वे विभिन्न मामलों में गठित होते हैं - भंडारण समय से;
• फ़ोल्डरों को सालाना समूहीकृत किया जाना चाहिए;
• मामले को बहाना मत करो;
• कागजात क्रमिक क्रम में संग्रहित होते हैं;
• आदेशों के साथ प्रावधान, निर्देश, यदि कोई हो;
• विभिन्न मामलों के लिए आदेश विभिन्न विभागों को वितरित किए जाते हैं।

निष्पादन के बाद, दस्तावेज़ मामले में भेजा जाता है,जो नुकसान को रोकने में मदद करता है। बाद में इसे स्थगित न करें, अन्यथा काम में भ्रम हो सकता है। इसके अलावा, दस्तावेजों के नुकसान के लिए उत्तरदायित्व है, और यह न केवल एक व्यक्तिगत कर्मचारी, बल्कि पूरी फर्म के लिए भी लागू होता है।

दस्तावेज़ीकरण का वर्गीकरण बहुत सुविधाजनक है,क्योंकि यह आपको समस्याओं के बिना कार्यालय के काम करने की अनुमति देता है। प्रतिभूतियों का उचित संचालन उन्हें संरक्षित करने और उद्यम के काम में असफलताओं को रोकने में मदद करेगा। यदि सबकुछ विघटित होता है, तो अलमारियों पर बोलने के लिए, तो कागजात के साथ समस्याओं की जांच करने के मामले में नहीं उठता है।