सचिव के कर्तव्यों क्या हैं
स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिएकार्यवाहक सचिव, आप को पता है किसी के बारे में के बारे में बात कर रही है की जरूरत है। आखिरकार, इस पोस्ट को कई कोणों में देखा जा सकता है। जाना जाता है, उदाहरण के लिए, कार्यालय कार्यकर्ता के रूप प्रशासनिक सहायक, प्रमुख के रूप में महासचिव (के प्रमुख) एक निश्चित संगठन, राज्य के सचिव एक सिविल सेवक के रूप में, एक राजनयिक व्यक्ति के रूप में सचिव, एक कर्मचारी के रूप सिर के सचिव और अन्य विकल्पों की। अक्सर, पद का उल्लेख, कर्मचारी जो कंपनी के एक निदेशक और उसके व्यावसायिक इकाइयों के अलग-अलग सिर के रूप में प्रदर्शन कार्यों (कार्य) मन में है। ऐसा लगता है कि इस मामले में सचिव के कर्तव्यों संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों के लिए एक आदेश की पूर्ति करने के लिए कम।
सचिव को क्या पता होना चाहिए और क्या करना चाहिए
- अपने पर्यवेक्षक को हस्तांतरण के लिए अधीनस्थों से जानकारी प्राप्त करें।
- टेलीफोन संचार प्रबंधक व्यवस्थित करें। उनकी अनुपस्थिति में, जानकारी लें, और फिर इसे निर्देशक के ध्यान में लाएं।
- टेलीफोन संदेशों के रिकॉर्ड प्राप्त करें और रखें।
- सिर के सामान्य काम के लिए परिस्थितियां बनाने के लिए: कार्यालय की आपूर्ति और कार्यालय उपकरण की आवश्यकता पर नजर रखने के लिए।
- उत्पादन के संगठन में सहायता करेंबैठकों और बैठकों। प्रतिभागियों को घटना की तिथि, स्थान और समय लाने के लिए। आवश्यक सामग्रियों को इकट्ठा करें, उपस्थित लोगों की उपस्थिति सुनिश्चित करें और बैठक के मिनट रखें।
- उद्यम में कार्यालय का काम करने के लिए। ऐसा करने के लिए, सचिव को आने वाले पत्राचार को व्यवस्थित करना चाहिए और प्रबंधन को आगे भेजना चाहिए। फिर एक सूची के तहत निष्पादकों को दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के लिए लगाए गए वीज़ा के आधार पर। सचिव के कर्तव्यों में भी उनके निष्पादन के पाठ्यक्रम, समय और परिणाम पर नियंत्रण शामिल है।
- दस्तावेजों के मुद्रण और प्रजनन पर काम करें।
- कंपनी के प्रमुख को आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करें और यदि संभव हो, तो मुद्दों के त्वरित समाधान के लिए शर्तें बनाएं।
एक सचिव के इन प्रतीत होता है कि सरल नौकरी कर्तव्यों को पूरा करने के लिए, कर्मचारी को पता होना चाहिए:
- उद्यम और उसके संरचनात्मक उपविभागों के प्रबंधन की पूरी संरचना;
- उद्यम, चार्टर, कर्मचारियों और उद्यम की संरचना, इसकी प्रोफ़ाइल, विकास संभावनाएं और विशेषज्ञता;
- कार्यालय के काम के उचित संचालन के लिए मानक दस्तावेज;
- कार्यालय उपकरण और संचार के साधनों के उपयोग के लिए नियम;
- बीटीडब्ल्यू, ओटी, अग्नि सुरक्षा और औद्योगिक स्वच्छता के नियम;
- कार्यस्थल में काम के संगठन के नियम;
- मानक और कानूनी कृत्यों, आदेश, संकल्प, कार्य के लिए आदेश, लेखांकन और गुणवत्ता प्रबंधन के आदेश।
क्लर्क की विशिष्टता
यदि यह एक अधिक विशिष्ट, संकीर्ण हैविशेषज्ञता, स्थिति कुछ अलग है। उदाहरण के लिए, लिपिक सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों को लें। स्थिति के शीर्षक में, किए गए काम के पहलू को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया है। आम तौर पर प्रत्येक उद्यम में पहले से ही एक आधिकारिक निर्देश है, जिसमें रिकॉर्ड रखने में विशेषज्ञ के दिशानिर्देश इंगित किए जाते हैं। अगर ऐसा कोई निर्देश नहीं है, तो इसे बनाना बेहतर है। ऐसा करने के लिए, योग्यता मार्गदर्शिका का उपयोग करें, जिसमें अनुमानित नमूने हैं। उसके बाद, विनिर्देशों और आंतरिक विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, विशिष्ट संस्करण के लिए मानक संस्करण को अंतिम रूप दिया जाना चाहिए। आम तौर पर, सचिव-क्लर्क के कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से तीन मुख्य क्षेत्रों में खोजा जाना चाहिए:
- पत्राचार के साथ काम करते हैं। रिसेप्शन, इसे आधुनिक तरीकों और समय पर प्रेषण में संसाधित करना।
- आंतरिक दस्तावेज का उचित रखरखाव।
- सुरक्षित रखरखाव के लिए संग्रह में पंजीकरण, सख्त लेखांकन और दस्तावेजों का स्थानांतरण।
रेफरेंस के काम की विशेषताएं
कुछ उद्यमों में, ऐसेएक पोस्ट जिसमें जिम्मेदारियों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है: "सहायक डेस्क" से "सहायक निदेशक" तक। इस तरह के एक विशेषज्ञ के पास ज्ञान की एक विस्तृत श्रृंखला और स्थिति का एक अच्छा आदेश होना चाहिए। रिपोर्टर के सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों को अधिकार में वृद्धि के संबंध में थोड़ा विस्तार किया जाता है। आम तौर पर, यह सचिव का सामान्य काम है, लेकिन "रेफरेंस" शब्द मानक सूची में कुछ जोड़ देता है। विशेष रूप से, सचिव-समीक्षक स्वतंत्र रूप से कुछ मुद्दों पर आगंतुकों को प्राप्त कर सकते हैं। कुछ जानकारी प्राप्त करना, वह अपने निर्णय लेने में सक्षम है। इसके अलावा, रेफरेंस संगठन (उद्यम) की आर्थिक गतिविधियों के संबंध में सिर के जिम्मेदार असाइनमेंट करता है। कभी-कभी सचिव-संदर्भ को कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन के रखरखाव के लिए ज़िम्मेदार बनाया जाता है। यह तभी किया जाता है जब काम की कुल राशि आपको अतिरिक्त कर्तव्यों का पालन करने की अनुमति देती है।
